Cuando hablamos de reuniones, nos imaginamos un monólogo aburrido que se realiza todos los lunes en un salón y se habla ”lo mismo de siempre”.

En el mundo de los negocios, las decisiones ejecutivas se llevan a cabo por medio de reuniones en donde se plantean problemas o situaciones y se recopila un conjunto de ideas propuestas por los colaboradores de la organización para determinar cuál es la mejor forma de solucionar todo.

Lo que ocurre en la realidad es que esas reuniones obligatorias, rutinarias y aburridas casi nunca son lo suficientemente productivas por el hecho de que son aburridas y monótonas. Cuando nos encontramos en situaciones aburridas nuestra creatividad disminuye, por eso no surgen las soluciones para enfrentar o mejorar las situaciones en la organización.

A veces – y esto nos pasa frecuentemente – las mejores ideas de negocio, de proyectos o cualquier otra cosa surgen cuando estamos en una fiesta o bebiendo un café entre colegas de forma relajada, esto es por la libertad y confianza que sentimos en ese momento, pero lo explicaremos un poco mejor más abajo.

A pesar de todo, las reuniones no son malas, solamente se pueden hacer mejor ¿cómo? Pues, sigue leyendo y lo sabrás.

Hoy queremos enseñarte 5 técnicas – si se puede llamar así – que harán de las reuniones algo realmente productivo y no aburrido. Vamos..

  1. Hacer reuniones cortas y de pie: Sí, aunque parezca algo poco razonable según los métodos clásicos para dirigir reuniones, realizar reuniones de pie genera cambios en la actitud de las personas puesto que están más cómodas y se sienten en mayor libertad.

Cuando nos sentimos en confianza o con mayor libertad, nuestra creatividad va a aumentar por eso mismo, porque tiene libertad para poder ser, entonces podremos afrontar los problemas de una forma más efectiva y posiblemente más rápida.

Esto no se parece en nada a una reunión del viernes a las cuatro de la tarde para discutir la problemática de la empresa y terminar escuchando solamente a una persona hablar de cualquier anécdota o presentando una clase magistral.

2. Si toman asiento, rotar los puestos: Por supuesto que cuando pasamos 2 horas sentados se nos van a entumecer las piernas, nos dolerá la espalda y estaremos totalmente incómodos y aburridos.

Cuando no podemos hacer las reuniones de pie, es recomendable rotar los puestos… ok, no vamos a hacer el juego de la silla, pero si podemos pedir a los participantes que intercambien de puestos en lapsos de 20, 30 o 45 minutos dependiendo de la naturaleza de la reunión.

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Con esto no solamente la reunión se hará más divertida, sino que todos los participantes estarán alertas y disminuirá la monotonía, no habrá tantas distracciones y la atención de los participantes hacia el tema en discusión será notablemente mayor… Haga la prueba y note la diferencia.

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3. No se valen los monólogos: Las reuniones existen para generar debates y discusiones que ayuden a alcanzar unos resultados deseados, no para exponer una clase magistral, para calificar o descalificar a los colaboradores o para conversar cualquier cosa que no venga al tema.

Un error muy común es que en la reuniones se acostumbra a que el encargado, gerente o la persona directora hable sobre su vida y haga un monólogo de 2 horas sin algún contenido de valor con respecto al tema que se iba a discutir inicialmente en una reunión. Si tú eres el encargado, por favor evita hacer monólogos, no aportan nada de valor a la discusión.

4. Crea el ambiente ideal para una reunión: Muchas empresas que están a la vanguardia, como Google que es la más popular en esta materia aplican la diversidad de ambientes en las oficinas, los espacios abiertos, seleccionan estratégicamente los colores y los asientos.

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Si es posible, hacer las reuniones en un lugar en donde entre luz solar o que cuente con una ventana hacia el exterior, muchas empresas utilizan muebles o poofs en vez de escritorios para evitar la rigidez, proporcionar mayor libertad a los colaboradores y con eso aumentar la creatividad y generar un ambiente agradable para discutir soluciones y mejoras.

Como hemos escrito (intencionalmente) al principio de este artículo, ”a veces las mejores ideas surgen en fiestas, lugares nocturnos o una reunión de amigos”. Llevemos esto al núcleo de las empresas para fomentar la creatividad y la participación.

5. Hagámoslo un poco menos rígido: En resumen, las reuniones no deben ser rígidas – esto no quiere decir que no sean tomadas en serio – sino que mientras menor rigidez protocolar, la incomodidad de todos los participantes será mayor, entonces no activarán la creatividad suficiente para sus propuestas.

No debe haber un horario estrictamente establecido para realizar reuniones, mejor podríamos trabajar con objetivos o temas discutidos con las respectivas pausas si son temas muy extensos y aplicando las técnicas que hemos propuesto en el artículo.

No olvidemos que las reuniones deben ser un factor que aumente la creatividad, eso es lo que queremos para solucionar los problemas que se presentan en las organizaciones, entonces lo mejor es hacer todo más llevadero y tratar de construir el mejor ambiente organizacional posible.

Esperamos, como siempre, que esta información te ayude en tu día a día y puedas lograr los resultados que deseas. El secreto está en abrir un poco más la mente.

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Escrito por: Jorge Estaba.